Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Wie Unternehmen richtig vorgehen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gehört heute zu den wichtigsten Hebeln für Effizienz, Skalierbarkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Immer mehr Unternehmen setzen auf Geschäftsprozesse-Software, um Abläufe zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Mitarbeitenden Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen. Doch warum ist es so wichtig, Prozesse zu digitalisieren, welche Prozesse eignen sich besonders gut – und wie sollte man strategisch vorgehen? In diesem Blogpost findest du Antworten, Best Practices und einen klaren Schritt-für-Schritt-Leitfaden.

Warum Geschäftsprozesse digitalisieren?

Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen profitieren Unternehmen von einer Vielzahl an strategischen Vorteilen:

1. Effizienzsteigerung & Automatisierung

Tägliche oder sich wiederholende Aufgaben können einfach automatisiert werden. Dabei hilft z. B. eine passende Geschäftsprozesse-Software. Damit sparen die Unternehmen wertvolle Zeit und verringern manuelle Fehler gravierend.

2. Transparenz & Echtzeitdaten

Durch digitalisierte Prozesse wird eine fundierte Echtzeitdatengrundalge geschafften. Diese Daten können ideal auf Dashboards und Berichten festgehalten und analysiert werden ohne hohen manuellen Aufwand. Dadurch kann die Entscheidungsfindung schneller und auf klarerer Datenbasis stattfinden.

3. Skalierbarkeit

Sind die Prozesse erst einmal digitalisiert ist es leichter, sie mit dem Unternehmen wachsen zu lassen, ohne dass der administrative Aufwand explodiert.

4. Wettbewerbsvorteil

Schnellere Durchlaufzeiten, bessere Kundenerlebnisse und optimierte interne Zusammenarbeit schaffen einen Vorsprung gegenüber Wettbewerbern.

5. Kostensenkung

Durch digitale Prozesse verringert sich der Papierverbrauch und die manuellen Arbeitsschritte enorm. Es resultieren effizientere Abläufe, die langfristig zu deutlichen Einsparungen führen können.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich gut digitalisieren?

Im Kern ist es möglich fast alle Prozesse zu digitalisieren. Natürlich gibt es aber gewisse Gruppen, die sich besonders gut eignen wie z. B.:

1. Administrative Prozesse

• Rechnungsstellung & Buchhaltung

• Personalverwaltung (Zeiterfassung, Urlaub)

• Vertragsmanagement

2. Marketing & Vertrieb

• Lead-Generierung und -Pflege

• E-Mail-Marketing-Automation

• CRM-gestützte Kundendatenverwaltung

3. Kundenservice

• Ticket-Systeme

• Chatbots

• Automatisierte Terminvereinbarung

4. Logistik & Einkauf

• Bestellprozesse

• Lagerverwaltung

• Lieferkettenmonitoring

5. Projektmanagement

• Aufgabenverwaltung

• Ressourcenplanung

• Fortschritts-Tracking

Kurz gesagt: Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben und Abläufen mit starker Dateneinbindung ist Prozessdigitalisierung besonders sinnvoll.

Wie digitalisiert man Geschäftsprozesse am besten? – Die richtige Strategie

Einer der wichtigsten Schritte für erfolgreiche Prozessdigitalisierung ist eine gut strukturierte Planung und eine klare Strategie. Wir zeigen einen kurzen Leitfaden auf, wie genau die Geschäftsprozesse idealerweise digitalisiert werden sollten:

1. IST-Analyse

Schau dir genau an, welche Prozesse aktuell laufen und wo dort häufige Engpässe oder Fehlerquellen auftreten.

2. Ziele definieren

Setze klar fest, was du mit der Digitalisierung deines Geschäftsprozesses erreichen möchtest. Liegt der Fokus z. B. auf schnelleren Abläufen? Sollen Kosten effizient und nachhaltig verringert werden? Soll der Kundenservice verbessert werden? Ohne klare Ziele wird jede Digitalisierung zum Zufallsprojekt.

3. Priorisierung

Neben festen Zielen sollte dennoch auch eine Priorisierung stattfinden. Heißt: Nicht alles auf einmal digitalisieren, sondern klare Rangfolgen absprechen. Es empfiehlt sich beispielsweise mit häufig genutzten Prozessen anzufangen, die besonders hohen Zeitaufwand verursachen.

4. Die passende Software auswählen

Mit Blick auf den Prozess, der digitalisiert werden soll, solltest du darauf achten die richtigen Tools für eine erfolgreiche Umsetzung zu wählen. Beispielhaft können folgende Softwaresysteme sinnvoll sein:

• ERP-Systeme

• CRM-Systeme

• Workflow-Management-Tools

• Automatisierungsplattformen (z. B. RPA)

Ebenfalls stellt sich bei komplexeren Prozessen die Frage, ob nicht eine maßgeschneiderte Lösung besser geeignet ist, als eine bestehende Software zu nutzen (Mehr dazu in unserem Blogpost zu „Build vs. Buy: Die richtige Entscheidung für Softwarelösungen im Unternehmen“).

5. Zusammenarbeit mit einer Agentur oder einem Digitalisierungspartner

Insbesondere kleine und mittelständige Unternehmen können von externem Know-how profitieren, z. B. bei:

• Prozessanalyse

• Softwareauswahl

• Implementierung

• Schulungen

Eine spezialisierte Agentur erkennt Optimierungspotenzial in der Regel deutlich schneller und sorgt dafür, dass die Lösung wirklich zum Unternehmen passt und reibungslos implementiert wird.

6. Mitarbeitende einbinden

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern. Sie sind die, die Gebrauch von den Softwaresystemen machen. Die Schaffung von Akzeptanz bietet eine feste Grundlage für eine reibungslose Umsetzung.

Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Digitales Rechnungsmanagement

Ein Handwerksbetrieb ersetzte seine papierbasierte Rechnungsabwicklung durch ein digitales Tool.
Ergebnis: 70 % weniger Bearbeitungszeit, automatische Mahnläufe, weniger Fehler.

Beispiel 2: Automatisiertes Lead-Nurturing im Vertrieb

Ein B2B-Unternehmen integrierte ein CRM inklusive Marketing-Automation.
Ergebnis: 30 % mehr qualifizierte Leads und klare Nachverfolgbarkeit.

Beispiel 3: HR-Digitalisierung

Ein Mittelständler führte eine digitale HR-Plattform ein.
Ergebnis: Urlaub, Zeiterfassung, Verträge und Onboarding laufen schneller und reibungslos ohne Papier.

Chancen & Vorteile – und einige Nachteile

Vorteile

• Weniger administrative Belastung

• Schnellere Abläufe

• Höhere Kundenzufriedenheit

• Geringere Fehlerquote

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

• Bessere Entscheidungsgrundlage durch Daten

Nachteile

• Anfangsinvestitionen in Software und Beratung

• Veränderungsmanagement nötig

• Schulungsaufwand

Diese Nachteile sind jedoch meist kurzfristig – die Vorteile langfristig deutlich stärker.

Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen

1. Prozesse identifizieren
   Welche Abläufe verursachen Zeitverlust oder Fehler?

2. IST-Zustand dokumentieren
   Wie läuft der Prozess heute? Wer ist beteiligt?

3. Ziele festlegen
   Was soll besser werden?

4. Prozesse optimieren (vor der Digitalisierung!)
   Schlechte Prozesse sollten nicht digitalisiert, sondern zuerst vereinfacht werden.

5. Software auswählen
   Passend zu Unternehmensgröße, Anforderungen und Budget.

6. Pilotprojekt starten
   Erst einen Prozess digitalisieren, dann skalieren.

7. Mitarbeiter schulen
   Für Akzeptanz und effiziente Nutzung.

8. Ergebnisse messen
   KPIs definieren und Fortschritte überwachen.

9. Skalierung
   Weitere Prozesse digitalisieren und kontinuierlich optimieren.

Fazit

Damit Unternehmen zukunftsfähig bleiben kommen sie um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht herum. Mit klarem Fokus und der richtigen Strategie können Unternehmen ihre Ziele erreichen, Kosten senken und effizient schneller arbeiten. Von kleinen Optimierungen bis zu umfassenden Prozessdigitalisierungen – ein strukturiertes Vorgehen führen zum Erfolg. Wir bei Okeano unterstützen dich und dein Unternehmen kompetent und ganzheitlich bei der Digitalisierung eurer Geschäftsprozesse. Von der Analyse bestehender Abläufe über die Entwicklung einer klaren Digitalisierungsstrategie bis hin zur Auswahl, Implementierung und Integration passender Geschäftsprozesse-Software begleiten wir jeden Schritt. Kontaktiere uns jetzt!