PIM-Systeme: Alles, was wirklich hinter einem Produkt steht

Produkte sind nicht nur die reine Kombination aus Name, Preis und Artikelbild. Besonders große Produktkataloge unterliegen viel Informationen und Daten in diversen Formen. Von Bildern über Dokumente bis hin zu technischen Tabellen oder Zeichnungen in Form von PDFs – die Vielfalt der Informationen manuell festzuhalten ist häufig mühsam und fehleranfällig. Genau hier kommen Produktinformationssysteme ins Spiel. Wir erklären dir in diesem Blogpost genau, was unter Produktinformationsmanagement verstanden wird und für welche Unternehmen PIM-Systeme besonders relevant sind.

Was ist ein Produktinformationsmanagement?

Der Begriff Produktinformationsmanagement (kurz: PIM) beschreibt die Verwaltung alle unternehmensrelevanten Produktdaten in einem zentralen System an einem digitalen Ort verwaltet. Dazu zählen beispielsweise marketingrelevante Daten wie Bilder, Texte oder Videos. Das Ziel ist dabei die saubere Datensammlung, -speicherung und -veröffentlichung – unabhängig von der eigentlich Datenquelle. Damit kann ermöglicht werden, dass die Produktdaten aktuell bleiben und für jede Person aus einem Unternehmen jederzeit unkompliziert griffbereit sind.

Aufgaben von einem PIM-System

Um eine geordnete Verwaltung der Produktdaten zu gewährleisten, muss ein PIM-System (auch: PIM Datenbank genannt) gewisse Voraussetzungen erfüllen.

Relevante Aufgaben eines PIM-Systems sind z. B.:

• Aktualität und Verfügbarkeit von relevanten Produktdaten

• Zentralisierung und Bereinigung der Informationen an einem Ort

• Strukturierung und Verknüpfung von (zusammenhängenden) Informationen und Daten

• Gleiche Datenbasis für unterschiedliche Zwecke wie z. B. Marketing, Vertrieb und in anderen Teams

• Unterstützung in der Entscheidungsfindung und -ausführung

Welche Daten werden in PIM-Systemen gesammelt

• Wesentliche Produktdaten (Produktname, Beschreibungen etc.)

• Kategorien

• Bilder

• Videos

• Technische Datenblätter

• Design-Vorgaben für die Corporate Identity

• Kommunikationsvorgaben (Stil, Ansprache etc.)

• Hersteller- und Lieferantendaten

• Anleitungen

Die Vorteile eines PIM-Systems

Ein zentraler und vor allem auch digitaler Ort für deine Produktdaten bietet eine Vielzahl an Vorteile – besonders gegenüber manuellen Lösungsansätzen

• Einheitliche Basis: PIM-Systeme bieten einen zentralen und gemeinsamen Zugriff auf eine umfassende Produktdatenbasis. Dadurch lassen sich Änderungen einfacher verwalten, pflegen und unternehmensweit bereitstellen.

• Qualität & Aktualität: PIM-Systeme sorgen dafür, dass der Austausch von relevanten Produktdaten sauber abläuft und der Status der jeweiligen Informationen immer aktuell und vollständig bleibt. Das verbessert die täglichen Abfragen von Daten und Verkaufsprozesse nachhaltig.

• Ressourceneffizient: PIM-Systeme sparen nicht nur Zeit und verkürzen die Time-to-Market, sondern senken auch die Kosten und reduzieren potenzielle Fehler. Dank klarer und strukturierter Datenprozesse und der (meist) einmaligen Eingabe von Daten können Arbeitsabläufe optimiert und Ressourcen können effizienter genutzt werden.

Wann brauche ich ein PIM-System?

Wenn Unternehmen eine große Anzahl an Produkten verwalten und ihre Produktinformationen über verschiedene Kanäle hinweg konsistent bereitstellen müssen, ist es sinnvoll ein PIM-System zu nutzen. Eine große Produktvielfalt sorgt dafür, dass die Anforderungen an die Pflege, Aktualisierung und Verteilung von Produktdaten steigt. Wenn mehrere Tabellen, Systemen oder Abteilungen die Daten pflegen kommt es häufig vor, dass Fehler aufkommen und ein hoher Verwaltungsaufwand entsteht.

Besonders für Unternehmen im E-Commerce, im Handel oder in der Industrie bietet ein PIM-System die Möglichkeit, die Datenqualität zu verbessern und Prozesse zu beschleunigen.

Fazit

PIM-Systeme schaffen eine zentrale, verlässliche Datenquelle, die Unternehmen dabei unterstützt, Produktdaten effizient zu verwalten, zu pflegen und über verschiedene Vertriebskanäle hinweg konsistent bereitzustellen. Dadurch werden Prozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen kann verbessert werden. Insbesondere bei wachsenden Produktsortimenten und einer zunehmenden Anzahl digitaler Verkaufskanäle trägt ein PIM-System dazu bei, Zeit und Kosten zu sparen sowie die Qualität der Produktkommunikation nachhaltig zu steigern.