Kapazitätsplanung: Die Grundlage für planbaren Unternehmenserfolg

Du planst ein Projekt, definierst alle wichtigen Kennzahlen dazu, wie das Budget oder die Kernziele und trotzdem scheitert die eigentliche Umsetzung. So geht es vielen Unternehmen in diversen Branchen häufig.

Der Grund? Es gab keine oder nur unzureichende Kapazitätsplanung. Damit die Umsetzung durch eine gute Planung in diesem Bereich gestützt werden kann, sollte bewusst sein, welche Ressourcen denn tatsächlich verfügbar sind. Wir zeigen dir in diesem Blogbeitrag, was genau Kapazitätsplanung im Projektmanagement ist und wie du sie erfolgreich umsetzen kannst.

Was ist Kapazitätsplanung?

Unter Kapazitätsplanung versteht man den systematischen Prozess, verfügbare Ressourcen (z. B. Mitarbeitende, Budgets oder Zeit) so zu planen und zu steuern, dass sie optimal zur Erreichung von Unternehmens- und Projektzielen eingesetzt werden können. Die Kapazitätsplanung unterstützt dabei aktiv die fristgerechte Einhaltung von Projektabschlüssen.

Grundlegend ist es hierbei im Fokus ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage zu erlangen. Relevante Fragen sind dabei:

• Welche Aufgaben und Projekte stehen an?

• Welche Kapazitäten stehen realistisch zur Verfügung?

• Wo entstehen Engpässe oder Überkapazitäten?

Bei der Kapazitätsplanung im Projektmanagement ist besonders die Transparenz ein wichtiger Faktor. Denn nur wenn eingeschätzt werden kann, wer verfügbar ist und wie viel Aufwand erbracht werden kann, lassen sich Projekte realistisch planen und optimieren.

Wie macht man Kapazitätsplanung?

Aufbauend auf die Bestandsaufnahme können Kapazitäten zugewiesen, Engpässe identifiziert und weitere Schritte und Maßnahmen definiert werden. In einer Vielzahl an Unternehmen werden dafür oft Softwarelösungen genutzt. Doch auch einfache Modelle können funktionieren, denn entscheidend ist die Konsequenz in der Anwendung.

Ein Beispiel

Ein Projektteam hat drei Mitarbeiter im Bereich Marketing und Kommunikation, die jeweils 40 Stunden pro Woche arbeiten. Für einen erfolgreichen Projektabschluss werden vier Aufgaben plus Puffer geplant:

Die Gesamtverfügbarkeit der Mitarbeiter beträgt damit 480 Stunden und der Gesamtbedarf 180 Stunden. Auch mit Sicherheitspuffer bleibt ausreichend Kapazität vorhanden.

Durch die Kapazitätsplanung werden die Aufgaben klar auf die Mitarbeiter verteilt, Überlastung vermieden und Puffer für unvorhergesehene Änderungen geschaffen. So wird dafür gesorgt, dass Projekte realistisch und effizient umgesetzt werden.

5 wichtige Faktoren für eine saubere Kapazitätsplanung

Um die Kapazitätsplanung so reibungslos wie möglich durchzuführen, helfen diverse Grundsätze:

1. Das A und O: Die Transparenz über Ressourcen
   Ohne das Wissen darüber, welche Kapazitäten im Unternehmen verfügbar und damit für die Planung relevant sind, funktioniert die Kapazitätsplanung grundsätzlich nicht. Es ist wichtig, nicht nur auf theoretische Aufstellungen zu bauen, sondern gezielt unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit oder Meetings zu planen.

2. Klare Prioritäten
   Wie in jeder guten Planung hilft es auch hier mit Priorisierung zu arbeiten. Ansonsten konkurrieren diverse Unternehmens-Projekte um dieselben Ressourcen. Kapazitätsplanung hilft, strategisch wichtige Vorhaben zu bevorzugen.

3. Realistische Zeitannahmen
   Schätze, was die Zeit angeht, nicht zu optimistisch, sondern arbeite mit belastbaren Erfahrungswerten, um deine Kapazitätsplanung sowie das Projekt effizient und in einem realistischen Rahmen durchzuführen.

4. Aktualität der Daten
   Wie so häufig im Projektmanagement stützt sich auch die Kapazitätsplanung auf Flexibilität und Dynamik in ihren Prozessen sowie Aktualität der gegebenen Daten. Achte daher auf aktuelle Daten, um dein Vorgehen im weiteren Verlauf immer wieder zu überprüfen und zu optimieren, denn veraltete Daten führen oft zu Fehlentscheidungen.

5. Abstimmung zwischen Fachbereichen
   Kapazitäten werden oft bereichsübergreifend genutzt, weshalb es relevant ist, auf die Zusammenarbeit und klare Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen oder Zweigstellen zu achten.

Warum lohnt sich Kapazitätsplanung?

Die Vorteile von einer guten Kapazitätsplanung sind die Folgenden:

• Realistischere Projektpläne
  Termine und Zusagen basieren auf verfügbaren Kapazitäten statt auf Wunschdenken.

• Bessere Entscheidungsgrundlagen
  Führungskräfte erkennen frühzeitig, ob neue Projekte tatsächlich machbar sind.

• Weniger Überlastung
  Die Einplanung von Mitarbeitern erfolgt gleichmäßiger. Damit können sowohl intern als auch extern Stress und Fluktuation reduziert werden.

• Höhere Produktivität
  Ressourcen werden gezielt eingesetzt, statt ständig umpriorisiert zu werden.

• Wettbewerbsvorteil sichern

In dynamischen Umfeldern ist Kapazitätsplanung ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

Wo liegen die Herausforderungen der Kapazitätsplanung?

Trotz ihrer Vorteile ist Kapazitätsplanung anspruchsvoll. Typische Herausforderungen sind:

• Unklare oder wechselnde Anforderungen

• Fehlende Datenqualität

• Widerstand gegen Transparenz

• Kurzfristige Änderungen im Projektgeschäft

Besonders im Projektmanagement kollidieren langfristige Planung und kurzfristige Realität häufig miteinander. Hier braucht es flexible Modelle und regelmäßige Reviews.

Im Überblick: Die 5 Schritte zur erfolgreichen Planung der Kapazitäten

1. Bedarf ermitteln
   Welche Aufgaben, Projekte und Ziele stehen an – kurz-, mittel- und langfristig?

2. Kapazitäten erfassen
   Welche Ressourcen sind verfügbar und in welchem Umfang?

3. Abgleich von Bedarf und Kapazität
   Wo passen Anforderungen und Ressourcen zusammen, wo entstehen Lücken?

4. Maßnahmen definieren
   Priorisieren, verschieben, zusätzliche Ressourcen aufbauen oder Prozesse anpassen.

5. Regelmäßig überprüfen und anpassen
   Kapazitätsplanung lebt von kontinuierlicher Aktualisierung.

Fazit

Es geht hervor, dass die Kapazitätsplanung eine sehr wichtige, aber auch häufig unterschätzte Disziplin im Projektmanagement ist. Nur wer versteht, was Kapazitätsplanung ist und weiß, wie man Kapazitätsplanung systematisch umsetzt, schafft eine solide Basis für realistische Planung, zufriedene Mitarbeitende und erfolgreiche Projekte. Die Kapazitätsplanung entscheidet häufig darüber, ob Strategien denn auch tatsächlich umgesetzt werden können und ist daher von hoher Bedeutung.